BEST BIKEPrivacy Policy
English
1. Who we are
BEST BIKE (M) SDN. BHD. (Best Bike) manages the personal data used for our motorcycle enquiries, applications, orders and customer support. This notice explains our handling of that data under Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, as amended. It covers our website, application forms, WhatsApp conversations and related operational records.
2. What we collect and where it comes from
Depending on your enquiry or transaction, we collect your name, IC/MyKad details and copies, contact details, residential address and proof of address, employment and income details, payslips or bank statements, bank account details where needed, motorcycle preferences, finance application information, payment and order records, delivery instructions and correspondence. We receive information from you, a representative you authorise, and the finance companies, insurers and suppliers involved in your application or order, including application decisions and fulfilment updates. Website service providers may process technical information such as IP address, browser details and access logs when you visit.
3. Why we use it and your choices
We use relevant information to respond to you, verify application details, submit and follow up financing applications, arrange insurance and JPJ registration, allocate motorcycles through panel suppliers, manage payment and delivery, provide after-sales support, prevent fraud and meet legal and accounting obligations. Information required for a particular application or transaction must be provided for us to carry out that service; without it, we may be unable to submit the application, register the motorcycle or complete delivery. Optional information and optional marketing consent are not conditions of purchase. You may decline marketing or ask us to stop it through the contact below. Where consent is required, we obtain it for the relevant processing; this notice alone is not consent to every use or disclosure.
4. Who we share your information with
We share information relevant to the requested service with: (1) finance companies for financing assessment, processing and follow-up; (2) insurance companies or their authorised intermediaries for quotations, cover and related administration; (3) Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) and authorised registration parties for vehicle registration and related requirements; (4) panel suppliers and delivery parties for stock allocation, order fulfilment, registration support and delivery; and (5) service providers supporting our records, documents and communications. We also disclose information to professional advisers, auditors or authorities when necessary for their work or required by law. Each recipient should receive only the information needed for its role: a supplier or delivery party does not need your full income documents merely to allocate or deliver a motorcycle. Finance companies and insurers may process data independently under their own privacy notices and obligations. We do not sell personal data.
5. Our systems and overseas processing
We use Airtable for application and operational records, Google Drive for supporting documents, and respond.io to manage WhatsApp communications through WhatsApp/Meta services. Relevant records, document links and messages may be handled by these providers and authorised staff as part of the workflow described above. Cloud services and their support providers may store or process information outside Malaysia. Such transfers must meet applicable Malaysian data protection requirements, with appropriate safeguards and a permitted basis for transfer. This notice does not claim that all information stays in Malaysia or that using a named platform alone ensures compliance.
6. How long we keep it
We keep personal data only for as long as necessary for the purpose it serves and applicable legal obligations. Accounting and supporting transaction records covered by section 245 of the Companies Act 2016 are retained for seven years after completion of the transactions or operations to which the entries relate. This is not a blanket seven-year rule for every IC copy, bank statement or unsuccessful application. Application documents, including withdrawn or unsuccessful applications, are retained only while needed for processing, a relevant dispute, fraud prevention or another documented lawful requirement. Retention must be reviewed when the purpose ends. Data no longer required must be securely deleted or destroyed, including copies under our control, subject to applicable legal holds and managed backup cycles.
7. Security and document handling
We are responsible for taking reasonable technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse and unauthorised access or disclosure. Access and sharing should be limited to the people and providers who need the information for the relevant task. Please use the document submission channel identified by your Best Bike PIC and avoid posting IC copies or income documents in public comments. No online service can guarantee absolute security. Contact us promptly if you suspect an incorrect disclosure or unauthorised use of your data.
8. Your rights and how to contact us
You may contact admin@bestbike.my to request access to or correction of your personal data, withdraw consent where processing relies on consent, limit optional processing, object to direct marketing, or make a complaint. You may also request data portability where the applicable law and technical conditions permit it. We may need proportionate identity verification before responding. Requests are subject to applicable legal conditions; withdrawal cannot undo completed lawful processing and may prevent us from continuing a service that needs the data. Records required by law may still need to be kept. You may raise unresolved concerns with Malaysia’s Personal Data Protection Commissioner. Contact: Best Bike, admin@bestbike.my; 088-762 366; Lot 4, Ground Floor, Silvergate Plaza, Putatan, 88200 Sabah, Malaysia.
9. Website technologies and updates
Our website and linked services may use cookies or similar technologies for their functions. You can manage cookies through your browser and any controls offered by the relevant service. External forms, portals, finance and insurance services have their own notices. Where additional consent is legally required, it must be obtained separately. If you provide another person’s information, make sure you are authorised and bring this notice to their attention. Any application involving a minor requires appropriate parent or guardian involvement and the eligibility rules of the relevant provider. We may update this notice and will display the revised version here; materially different processing will be notified and consent obtained where required.
Bahasa Melayu
1. Siapa kami
BEST BIKE (M) SDN. BHD. (Best Bike) mengurus data peribadi untuk pertanyaan motosikal, permohonan, pesanan dan khidmat pelanggan kami. Notis ini menerangkan pengendalian data tersebut di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda. Ia meliputi laman web, borang permohonan, perbualan WhatsApp dan rekod operasi berkaitan.
2. Data yang dikumpul dan sumbernya
Mengikut pertanyaan atau urus niaga anda, kami mengumpul nama, butiran dan salinan IC/MyKad, maklumat hubungan, alamat kediaman dan bukti alamat, maklumat pekerjaan dan pendapatan, slip gaji atau penyata bank, butiran akaun bank jika diperlukan, pilihan motosikal, maklumat permohonan pembiayaan, rekod bayaran dan pesanan, arahan penghantaran serta surat-menyurat. Maklumat diterima daripada anda, wakil yang anda benarkan, serta syarikat pembiayaan, penanggung insurans dan pembekal yang terlibat, termasuk keputusan permohonan dan kemas kini pesanan. Penyedia laman web mungkin memproses maklumat teknikal seperti alamat IP, butiran pelayar dan log akses semasa lawatan anda.
3. Tujuan penggunaan dan pilihan anda
Kami menggunakan maklumat berkaitan untuk menjawab pertanyaan, mengesahkan butiran permohonan, menghantar dan membuat susulan permohonan pembiayaan, mengurus insurans dan pendaftaran JPJ, memperuntukkan motosikal melalui pembekal panel, mengurus bayaran dan penghantaran, menyediakan sokongan selepas jualan, mencegah penipuan serta memenuhi kewajipan undang-undang dan perakaunan. Maklumat yang diperlukan bagi permohonan atau urus niaga tertentu perlu diberikan untuk perkhidmatan itu dilaksanakan; tanpanya, kami mungkin tidak dapat menghantar permohonan, mendaftarkan motosikal atau menyelesaikan penghantaran. Maklumat pilihan dan persetujuan pemasaran pilihan bukan syarat pembelian. Anda boleh menolak atau menghentikan pemasaran melalui maklumat hubungan di bawah. Jika persetujuan diperlukan, kami mendapatkannya bagi pemprosesan berkenaan; notis ini sendiri bukan persetujuan untuk semua penggunaan atau pendedahan.
4. Pihak yang menerima maklumat anda
Kami berkongsi maklumat yang berkaitan dengan perkhidmatan diminta kepada: (1) syarikat pembiayaan untuk penilaian, pemprosesan dan susulan pembiayaan; (2) syarikat insurans atau perantara sah mereka untuk sebut harga, perlindungan dan pentadbiran berkaitan; (3) Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) serta pihak pendaftaran yang diberi kuasa untuk pendaftaran kenderaan dan keperluan berkaitan; (4) pembekal panel dan pihak penghantaran untuk peruntukan stok, pemenuhan pesanan, bantuan pendaftaran dan penghantaran; dan (5) penyedia perkhidmatan rekod, dokumen dan komunikasi. Maklumat juga boleh didedahkan kepada penasihat profesional, juruaudit atau pihak berkuasa apabila perlu untuk tugas mereka atau diwajibkan undang-undang. Setiap penerima sepatutnya menerima hanya maklumat yang diperlukan bagi peranannya: pembekal atau pihak penghantaran tidak memerlukan dokumen pendapatan penuh hanya untuk memperuntukkan atau menghantar motosikal. Syarikat pembiayaan dan insurans boleh memproses data secara berasingan di bawah notis privasi dan kewajipan mereka sendiri. Kami tidak menjual data peribadi.
5. Sistem kami dan pemprosesan di luar negara
Kami menggunakan Airtable untuk rekod permohonan dan operasi, Google Drive untuk dokumen sokongan, serta respond.io untuk mengurus komunikasi WhatsApp melalui perkhidmatan WhatsApp/Meta. Rekod berkaitan, pautan dokumen dan mesej boleh dikendalikan oleh penyedia ini serta kakitangan yang diberi kuasa mengikut aliran kerja di atas. Perkhidmatan awan dan penyedia sokongan mereka mungkin menyimpan atau memproses maklumat di luar Malaysia. Pemindahan tersebut mesti memenuhi keperluan perlindungan data Malaysia yang terpakai, dengan perlindungan sewajarnya dan asas pemindahan yang dibenarkan. Notis ini tidak menyatakan bahawa semua maklumat kekal di Malaysia atau bahawa penggunaan platform tertentu sahaja menjamin pematuhan.
6. Tempoh penyimpanan
Kami menyimpan data peribadi hanya selama diperlukan untuk tujuannya dan kewajipan undang-undang yang terpakai. Rekod perakaunan dan dokumen sokongan urus niaga yang diliputi seksyen 245 Akta Syarikat 2016 disimpan selama tujuh tahun selepas urus niaga atau operasi yang berkaitan dengan catatan itu selesai. Ini bukan peraturan tujuh tahun secara menyeluruh untuk setiap salinan IC, penyata bank atau permohonan tidak berjaya. Dokumen permohonan, termasuk permohonan ditarik balik atau tidak berjaya, disimpan hanya selagi diperlukan untuk pemprosesan, pertikaian berkaitan, pencegahan penipuan atau keperluan sah lain yang didokumenkan. Tempoh penyimpanan mesti disemak apabila tujuan berakhir. Data yang tidak lagi diperlukan mesti dipadam atau dimusnahkan dengan selamat, termasuk salinan di bawah kawalan kami, tertakluk kepada penahanan rekod atas keperluan undang-undang dan kitaran sandaran yang diuruskan.
7. Keselamatan dan pengendalian dokumen
Kami bertanggungjawab mengambil langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan serta akses atau pendedahan tanpa kebenaran. Akses dan perkongsian hendaklah terhad kepada individu dan penyedia yang memerlukan maklumat bagi tugas berkenaan. Sila gunakan saluran penghantaran dokumen yang dinyatakan oleh PIC Best Bike anda dan elakkan menyiarkan salinan IC atau dokumen pendapatan dalam komen awam. Tiada perkhidmatan dalam talian dapat menjamin keselamatan mutlak. Hubungi kami segera jika anda mengesyaki pendedahan yang salah atau penggunaan data anda tanpa kebenaran.
8. Hak anda dan cara menghubungi kami
Anda boleh menghubungi admin@bestbike.my untuk meminta akses atau pembetulan data peribadi, menarik balik persetujuan jika pemprosesan bergantung padanya, mengehadkan pemprosesan pilihan, membantah pemasaran langsung atau membuat aduan. Anda juga boleh meminta kemudahalihan data apabila dibenarkan oleh undang-undang dan keadaan teknikal yang terpakai. Kami mungkin memerlukan pengesahan identiti yang bersesuaian sebelum memberi maklum balas. Permintaan tertakluk kepada syarat undang-undang; penarikan balik tidak membatalkan pemprosesan sah yang telah selesai dan mungkin menghalang perkhidmatan yang memerlukan data tersebut diteruskan. Rekod yang diwajibkan undang-undang mungkin masih perlu disimpan. Kebimbangan yang tidak diselesaikan boleh dirujuk kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia. Hubungi: Best Bike, admin@bestbike.my; 088-762 366; Lot 4, Ground Floor, Silvergate Plaza, Putatan, 88200 Sabah, Malaysia.
9. Teknologi laman web dan kemas kini
Laman web dan perkhidmatan yang dipautkan mungkin menggunakan kuki atau teknologi serupa untuk fungsinya. Anda boleh mengurus kuki melalui pelayar dan kawalan yang disediakan oleh perkhidmatan berkenaan. Borang luaran, portal serta perkhidmatan pembiayaan dan insurans mempunyai notis sendiri. Jika persetujuan tambahan diwajibkan undang-undang, ia mesti diperoleh secara berasingan. Jika anda memberikan maklumat orang lain, pastikan anda diberi kuasa dan maklumkan notis ini kepada mereka. Permohonan melibatkan orang bawah umur memerlukan penglibatan ibu bapa atau penjaga yang sesuai serta tertakluk kepada syarat kelayakan penyedia berkenaan. Kami boleh mengemas kini notis ini dan memaparkan versi baharu di sini; perubahan pemprosesan yang ketara akan dimaklumkan dan persetujuan diperoleh jika diperlukan.